„Elég korán megtapasztaltam, milyen távolról kommunikálni” – mondja a Texas Egyetem McCombs Üzleti Iskolájának professzora. Az online interakciók iránti érdeklődése innen indult, és végül a PhD-jának és üzleti tanácsadói karrierjének alapját adta. A The Guardian-nek elmondta, mit érdemes tudni a hatékony online kapcsolattartásról.
1. Mielőtt személyesen odamész, dobj egy üzenetet
Régen az irodában természetes volt, hogy ha megláttál valakit az asztalánál, odamentél. Ma már ez sokaknak túl direkt. „Teljesen mindegy, hogy home office-ban vagy az irodában dolgozol, mindenki virtuális kommunikátor lett” – mondja Brodsky. A legjobb, ha előbb írsz egy üzenetet, hogy ráér-e az illető.
2. Ne érezd úgy, hogy minden e-mailre azonnal válaszolni kell
Agyunk hajlamos azt hinni, hogy minden beérkező e-mail azonnali választ igényel, pedig ez ritkán van így. „A feladó sokkal későbbi választ vár, mint ahogy mi azt gondoljuk”– mondja Brodsky. Ne ugorj minden levélre azonnal, inkább jelölj ki napi három időpontot az e-mailek kezelésére. Ha sürgős válasz kell, ezt egyértelműen jelezd a tárgyban vagy a levél végén.
3. Zoom-háttér? Ne legyen túl komolytalan
A kutatások szerint egy jól beállított videós háttér akár személyesebbé is teheti az online meetingeket, mint egy személyes megbeszélést egy unalmas tárgyalóban. Könyvespolcok, a növények vagy egy barátságos családi fotó jó hatással lehetnek a beszélgetésre. Ellenben egy vicces háttér, például egy jegesmedve vagy egy űrhajó belseje, kevésbé hat profinak – gondolja a szakértő.
4. Az e-mailek időpontja nem annyira fontos, mint gondolnád
Nem mindenki dolgozik 9 és 5 között. Van, aki hajnalban produktív, mások éjszaka válaszolgatnak. Sokan úgy gondolják, hogy munkaidőn kívüli e-mailezés tiszteletlenség, de Brodsky szerint inkább az a lényeg, hogy ne sürgessük a másikat. Ha nem kell azonnali válasz, írjuk oda, hogy „ha pár nap múlva válaszolsz, az is tökéletes”.
5. A meeting néha tényleg megéri
A COVID alatt sok szervezet túlzásba vitte a meetingeket, de új kutatások szerint a kevesebb megbeszélés növeli a produktivitást. Viszont, ha valamit gyorsan meg kell beszélni, egy rövid hívás sok időt spórolhat. Brodsky szerint egy e-mailes válasz akár tízszer annyi időt is felemészthet, mint egy rövid megbeszélés.
6. A gyakori rövid üzenetek jobban működnek, mint a heti összefoglalók
A látható produktivitás fontos. Ha valaki heti egy hosszú e-mailben számol be a munkájáról, kevésbé tűnhet aktívnak, mint aki naponta rövid helyzetjelentést küld. A kutatások szerint a gyakori, rövid kommunikáció hatékonyabb módja annak, hogy elkötelezettnek tűnj.
7. Kapcsold be a kamerát
Fárasztó? Igen. Kényelmetlen? Az is. De az arckifejezések látványa segíthet a bizalom kiépítésében.
8. Munkaidőn kívül is elérhető vagy? Nem biztos, hogy jó ötlet
A túl sok munka kiégéshez vezethet. Brodsky szerint az állandó elérhetőség nemcsak a teljesítményt rontja, hanem a munkahelyi kapcsolatokat is gyengíti. Ha mindig válaszolsz, az emberek kevésbé fogják tiszteletben tartani az idődet.
9. A gépelési hibák többet mondanak, mint hinnéd
Elütések mindenkivel előfordulnak, de nemcsak kevésbé tűnsz tőlük intelligensnek, hanem érzelmileg is befolyásolják az üzenetet. Brodsky kutatásai szerint a gépelési hibák „hangosítják” az érzelmeket: egy dühös e-mail még dühösebbnek, egy vidám üzenet még vidámabbnak tűnik tőlük. Hogy mit tegyél, ha elkövetsz egy hibát? Egyszerűen lépj tovább.
(Borítókép: Pexels/Vlada Karpovich)
